Índice de información clasificada y reservada 2019

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Contenido del índice de información clasificada y reservada

1. Nombre o título de la categoría de información: término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información.

2. Nombre o título de la información: palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información.

3. Descripción de la categoría de la información: Definición: realizar la descripción general del documento, especificando la información que contiene.

4. Idioma: idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información.

5. Tipo de soporte: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros (Ley 594 de 2000, Art. 3).

• Análogo: marcar con una “X” si el documento se encuentra elaborado en soporte papel y cinta (vídeo, cassette, película, microfilm, entre otros).
• Digital: marcar con una “X” en caso que el documento (registro) haya sido digitalizado o haya sufrido un proceso de conversión de una señal o soporte analógico a una representación digital (Acuerdo 027 de 2006 de Archivo General de la Nación)
• Electrónico: marcar con una “X” si el registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada se encuentra en medios electrónicos, y permanece en estos medios durante su ciclo vital. (Acuerdo 027 de 2006 de Archivo General de la Nación).

6. Medio de conservación y/o soporte: establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audiovisual entre otros (físico - análogo o digital - electrónico).

7. Fecha de generación de la información: identifica el momento de la creación de la información.

8. Nombre del responsable de la producción de la información: el nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información.

9. Nombre del responsable de la información: el nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso.

10. Objetivo legítimo de la excepción: identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada.

11. Fundamento constitucional o legal: fundamento que justifica la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara.

12. Fundamento jurídico de la excepción: se menciona la norma jurídica que sirve como fundamento jurídico para la clasificación o reserva de la información.

13. Excepción total o parcial: según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas.

14. Fecha de la calificación: fecha de la calificación de la información como reservada o clasificada.

15. Plazo de la clasificación o reserva: tiempo que cobija la clasificación o reserva.